#giải pháp quản lý bán hàng

Quản lý tồn kho là gì và cách sử dụng báo cáo tồn kho trong doanh nghiệp bán lẻ?

05/04/2021 • Thảo Nguyễn

Quản lý tồn kho được xem là một trong những giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả nhất dành cho nhà bán lẻ. Tuy nhiên, có rất nhiều chủ cửa hàng chưa biết đến giải pháp này cũng như cách để tạo và sử dụng báo cáo tồn kho để quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Thông qua bài viết dưới đây, LBC International sẽ cùng bạn tìm hiểu về quản lý tồn kho cũng như cách tạo và sử dụng báo cáo tồn kho hiệu quả. Xem thêm: Những thành tố quan trọng của một mô hình bán lẻ vững mạnh Tầm quan trọng của doanh nghiệp bền vững Quản lý tồn kho là một trong những giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả nhất 1. Quản lý tồn kho Mỗi doanh nghiệp đều có nhà kho riêng để dự trữ hàng hóa và chúng sẽ được đưa ra sử dụng khi lượng hàng hiện đang bày bán tại cửa hàng bị vơi bớt. Do đó, việc quản lý hàng tồn kho, hay quản lý tồn kho, thực ra rất quan trọng đối với doanh nghiệp và còn là một giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả. Doanh nghiệp nào cũng cần biết cách quản lý tồn kho 1.1 Quản lý tồn kho là gì? Quản lý hàng tồn kho đề cập đến việc lưu trữ các sản phẩm sẽ được sử dụng tại thời điểm khủng hoảng, hoặc tại thời điểm mà hàng hóa ở cửa hàng đã hoặc sắp hết. Quá trình quản lý tồn kho có thể được hiểu ngắn gọn là nhà bán lẻ sẽ theo dõi lượng hàng hóa tồn kho và đảm bảo cửa hàng sẽ không bao giờ rơi vào tình trạng hết hàng. Cũng vì vậy, quản lý tồn kho được xem là một trong những cách quản lý bán hàng hiệu quả mà nhà bán lẻ nào cũng nên biết. Xem thêm: 3 cách giúp quản lý bán lẻ hiệu quả và tăng năng suất 1.2 Tại sao nên quản lý tồn kho Đã qua rồi cái thời mà khách hàng chỉ có một vài lựa chọn khi mua sắm. Ở thời đại hiện nay, khách hàng sẵn sàng là những người khó tính, và nếu họ không tìm thấy được sản phẩm ưng ý tại cửa hàng, họ sẵn sàng lựa chọn một gian hàng khác. Đó là tình trạng mà một nhà bán lẻ chuyên nghiệp không bao giờ cho phép xảy ra. Ngoài việc đảm bảo khách hàng rời khỏi cửa hàng của mình với nụ cười và sự hài lòng, nhà bán lẻ cần phải tránh tình trạng trống trải trên các kệ hàng của mình. Việc các kệ hàng đầy ắp hàng hóa sẽ thu hút khách hàng nhiều hơn là những kệ hàng trống trơn với hàng hóa không có sẵn. Ngoài ra, quản lý tồn kho được xem như một giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả do nó có thể giúp nhà bán lẻ xoay sở được trong các tình huống ngoài tầm kiểm soát như đình công vận chuyển, lệnh giới nghiêm… khiến hàng hóa không thể vận chuyển đến kịp thời. Xem thêm: Làm thế nào để xây dựng kế hoạch tiếp thị bán lẻ hiệu quả? Các kệ hàng đầy ắp hàng hóa lúc nào cũng thu hút khách hàng hơn 2. Sử dụng báo cáo tồn kho trong quản lý tồn kho Báo cáo tồn kho nói ngắn gọn là một bản tóm tắt về số lượng hàng hiện có của nhà bán lẻ. Trong báo cáo này bao gồm các thông tin như số lượng hàng đang có, sản phẩm bán chạy nhất, hiệu suất bán hàng theo từng danh mục hàng hóa cũng như các thông tin khác về trạng thái và hiệu suất của hàng tồn kho. Với những mục đích sử dụng khác nhau, các doanh nghiệp có thể sử dụng các loại báo cáo tồn kho khác nhau. Doanh nghiệp có thể sử dụng báo cáo tồn kho để quản lý hoạt động kinh doanh của mình 2.1. Tại sao nên tạo báo cáo tồn kho? Nếu quản lý tồn kho được xem là giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả, thì báo cáo tồn kho là thứ không thể thiếu giúp cho việc quản lý tồn kho trở nên dễ dàng hơn. Không đơn giản là để biết được số lượng hàng hóa còn nằm trong kho hàng, báo cáo tồn kho cho nhà bán lẻ cái nhìn tổng quát và chi tiết về hoạt động kinh doanh của họ. 2.2. Cách để tạo một báo cáo tồn kho Bước đầu tiên, nhà bán lẻ cần xây dựng cho mình một danh mục hàng hóa. Danh mục này có thể được xuất dữ liệu từ POS, phần  mềm quản lý tồn kho hoặc bất kỳ cơ sở dữ liệu nào khác có chứa thông tin. Danh mục hàng hóa tạo ra yêu cầu phải có đầy đủ các thông tin cơ bản như: số lượng hàng hiện có, vị trí đặt hàng, số seri, SKU, giá cả,... Xem thêm: 3 cách giúp giữ sự kết nối liên tục với khách hàng Các dữ liệu trong báo cáo tồn kho phải bao gồm danh mục hàng hóa và các thông tin liên quan Tiếp theo, nhà bán lẻ có thể bắt đầu thiết lập khung thời gian. Báo cáo tồn kho sẽ là một giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả nếu như số liệu của nó chính xác. Do đó, tất cả các chỉ số và dữ liệu phải được lấy từ cùng một khung thời gian. Sau khi làm xong hai bước trên, bạn đã có thể bắt đầu chạy báo cáo. Trong số các loại báo cáo, báo cáo tự động được khuyên dùng cho những người mới bắt đầu và chưa quen với việc tạo báo cáo tồn kho. 2.3. Các mốc thời gian nên tạo báo cáo tồn kho Hàng tuần và hàng tháng Thông qua việc theo dõi báo cáo tồn kho thường xuyên, nhà bán lẻ có thể nhận ra sự khác biệt nhỏ nhất như cách đặt vị trí một sản phẩm mới ở đâu thì sẽ thu hút khách hàng được nhiều hơn. Đây cũng được cho là một cách quản lý bán hàng hiệu quả. Sau những mùa bán hàng bận rộn Tạo báo cáo tồn kho sau mỗi kỳ kinh doanh bận rộn thực sự rất quan trọng. Nó không chỉ thể hiện xu hướng bán hàng cho từng kỳ lễ hội hoặc mùa giảm giá, mà còn có thể được sử dụng như dữ liệu so sánh với doanh số cùng kỳ các năm hoặc quý khác. Dựa trên hoạt động kinh doanh của cửa hàng Ngoài ra, báo cáo tồn kho có thể được tạo với một chu kỳ cố định, có thể là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng,... Từ đó, nhà bán lẻ có thể xem xét được chi tiết hoạt động kinh doanh của cửa hàng mình, quản lý sự hài lòng của khách hàng và lợi nhuận của công ty. Báo cáo hàng tồn kho cần được thực hiện liên tục Như vậy, quản lý tồn kho bằng cách sử dụng báo cáo tồn kho thực sự là một giải pháp quản lý bán hàng tốt dành cho các nhà bán lẻ. Hơn nữa, bên cạnh sử dụng báo cáo tồn kho, nhà bán lẻ cũng nên tham khảo thêm về các cách tích hợp dữ liệu của doanh nghiệp mình - từ kho đến cửa hàng, từ quy trình phục vụ khách hàng đến trải nghiệm của khách, từ hoạt động thường kỳ cho đến chương trình khuyến mãi,... để có thể tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và tăng doanh số.